L’avenir des affaires et du commerce est numérique, et l’acceptation de la technologie mobile entraîne un changement considérable. La tendance à la transformation et à la numérisation des entreprises s’accélère. Les dirigeants d’entreprises et de gouvernements, les analystes, les médias et les associations industrielles sont d’accord : il est temps d’éliminer le papier des processus quotidiens tels que les RH, la facturation, les contrats et les transactions avec les clients et les citoyens. Par conséquent, la manière conventionnelle de signer des documents est en train de changer – du papier au sans papier. Incontestablement, cela nécessite des signatures électroniques. Tout savoir sur i love pdf

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une signature électronique est un concept numérique juridiquement contraignant de signature de documents en ligne, essentiellement comme cela se fait hors ligne. Une signature électronique lie ou connecte le signataire à l’information et satisfait aux exigences fixées par la loi. Cela permet d’assurer l’intégrité et l’authentification, empêchant la légitimité d’une signature d’être contestée.
L’utilisation d’une signature électronique est bénéfique pour toute entreprise qui génère un grand volume de documents nécessitant des signatures : contrats de vente, accords de non-divulgation, accords de partenariat, rapports d’assurance qualité, déclaration de travail, et bien d’autres encore.

Quels sont les différents types de signature électronique ?

Il existe plusieurs formes de signature électronique à savoir, la signature dactylographiée avec des styles de police uniques, la signature numérisée, la signature dactylographiée, la signature électronique dessinée au doigt ou au stylet qui est similaire à la signature manuscrite, la signature cryptographique et les caractéristiques représentées numériquement (scan rétinien ou empreinte digitale).

Qu’est-ce qu’une signature électronique avancée et qualifiée ?

A part les signatures électroniques simples (signatures scannées et cases à cocher plus déclarations) ; voici deux autres catégories connues de signatures électroniques :

• Signatures électroniques avancées – Elles sont généralement liées au signataire et aux données d’information contenues dans le document. Ces signatures électroniques peuvent être utilisées comme identifiant du signataire et peuvent remarquer les modifications apportées au document.
• Signatures électroniques qualifiées – Elles sont créées par un dispositif de signature électronique qualifié (par exemple, une carte à puce) et sont basées sur un certificat de signature électronique qualifié.

Signatures numériques contre signatures électroniques

Le terme signature électronique est généralement confondu avec la signature numérique. Comme nous l’avons mentionné précédemment, une signature électronique est une information sous forme électronique (peut être un symbole, un processus, un son, etc.), qui est jointe ou associée à un document.
En revanche, la signature numérique est une forme de signature électronique qui intègre un algorithme de cryptage qui permet d’authentifier l’identité du signataire et rend le PDF signé électroniquement inviolable.

Les signatures électroniques sont-elles légales ?

Oui. Les signatures électroniques sont valides et largement acceptées dans la plupart des pays.
D’innombrables litiges juridiques indiquent que les signatures électroniques peuvent fournir une défense juridique plus solide que ce qui est possible avec les signatures à l’encre.

Comment fonctionne une signature électronique ?

Similaire aux signatures manuscrites, une signature électronique est unique pour chaque signataire. Les fournisseurs de solutions de signature électronique suivent un protocole détaillé – Infrastructure à clé publique (ICP). En général, le fournisseur de la solution doit générer des clés uniques, qui sont ensuite associées ou liées au signataire. Lorsque quelqu’un crée une signature électronique sur un document, les algorithmes chiffrent ces clés. Si le document est modifié de quelque manière que ce soit après que la signature électronique y a été apposée, le document devient invalide.

En ce qui concerne le flux des utilisateurs, il n’existe pas de scénario universel, car une signature électronique peut être utilisée presque partout. Par exemple, l’authentification basée sur la connaissance (KBA) peut être utilisée pour vérifier l’identité du signataire sur la base des questions personnalisées de l’agence de notation de crédit ou d’autres services KBA. Ceci en raison de son efficacité et de sa puissance juridique lorsqu’il s’agit de conformité réglementaire. Par opposition à l’impression, la signature, la numérisation et l’envoi de documents dans les deux sens aux institutions financières (comme c’était le cas lors du processus original de signature sur papier), le flux se réduit à peu d’étapes, grâce aux signatures électroniques.

Comment utiliser les signatures électroniques : cas d’utilisation courants dans l’industrie

Voici quelques-uns des documents qui peuvent être exécutés par des signatures électroniques. Classons-les par secteur d’activité :

Vente au détail

• Contrats de licence
• Bons de vente/achat et factures
• Conventions d’entreprise/de fin d’utilisation
• Accords avec les utilisateurs

Ressources humaines

• Intégration des employés
• Fiches de temps
• Déclarations de reconnaissance
• Formulaires fiscaux

Architecture, ingénierie et fabrication

• Conception assistée par ordinateur (CAO)
• ECOs (Ordres de modification de l’ingénierie)
• Amélioration des processus de fabrication
• Accords de non-divulgation (NDAs)
• Marketing, ventes, et plus encore

Services juridiques

• Accords de confidentialité
• Communication sur les recours collectifs
• Accords de procuration
• Accords de rétention et d’honoraires

Banque et finance

• Ouverture et gestion de comptes
• Accords de rétention et d’honoraires et maintenance
• Divulgations
• Demandes de prêt

Soins de santé

Les réglementations concernant le stockage électronique sécurisé et la confidentialité des signatures et des documents électroniques sont une préoccupation constante. La loi HIPAA de 1996 recommande aux établissements de santé de valider et de gérer les identités numériques afin de protéger l’intégrité et la confidentialité des informations de santé personnelles, tant hors ligne qu’en ligne. Les utilisations typiques de la signature électronique dans le domaine de la santé incluent la signature électronique :

• Formulaires de consentement du patient
• Dossiers/rapports de santé
• Prescription de médicaments
• Ordres cliniques
• Évaluation clinique
• Ordres de médecins
• Rapports de laboratoire, et plus